Прошу прощения, уже не актуален вопрос, почитала, что требуется письмо на эл. почту вет. станции

В любом случае нужно им звонить по прилету, так как никто вас сидеть и ждать специально не будет - из собственной практики. Если, когда позвоните вета на месте не будет, то он приедет.