так если есть письмо и звонок (ну мы не звонили, а девушка говорит они даже звонили) то можно же в расписании пометить))

Если расписание свободное — то да. А если к этому моменту что-то занято либо появляется что-то срочное — то он не может себе позволить приехать к вашему рейсу точно вовремя, а потом ждать, пока самолёт задержится, час в очереди простоите, на выборочное тестирование отправят и так далее. Ну то есть вероятность того, что у вас совместно получится предугадать время вашего появления в кабинете — очень низкая, и риск того, что это будет не так — безусловно, учитывается в его работе.

да в целом не так уж важно, единственное, что такси заранее вызванное сказало что не может сколько ждать, как освободитесь, позвоните, вам другую машину подыщут, пришлось ещё новое такси подождать, а в остальном все хорошо